Numa rotina tão exigente, conseguir fazer várias coisas ao mesmo tempo parece só ter vantagens, pois permite poupar tempo e produzir muito mais. No entanto, será que quem faz mais em menos tempo, fará melhor?
Multitasking é um termo bastante conhecido, que significa desempenhar várias tarefas ao mesmo tempo. Num dia a dia onde as exigências são mais que muitas, e em que parece que 24 horas não chegam para tudo, conseguir fazer várias coisas ao mesmo tempo é uma grande tentação.
É por esta razão que o multitasking é muitas vezes associado a ser mais produtivo e fazer mais coisas em menos tempo.
No mundo empresarial, esta característica é valorizada, pois associa-se a uma maior polivalência e capacidade de adaptação a vários cenários e funções. Por outro lado, este conceito começa também a ser associado à perda de produtividade.
Na verdade, olhando para este conceito um pouco mais a fundo, vai perceber que uma constante divisão da atenção em várias tarefas não só não é produtivo, como exige um grande esforço mental.
Ou seja, em vez de focar toda a sua atenção numa só tarefa, está a dividi-la em várias, com constantes mudanças, e isso faz com que perca informação pelo caminho. Além disso, vai trabalhar muito mais, para recuperar a informação perdida nesta constante mudança de chip.
Resultado? Cansaço, desmotivação, desconexão e perda de eficácia e produtividade.
O seu cérebro não é multitasking
O cérebro está constantemente a ser estimulado por diversas fontes. A sua atenção é um recurso muito importante e é disputada em permanência.
Esta constante estimulação e presença em várias frentes, dá-lhe uma sensação de estar a fazer várias coisas. Ainda assim, isso não significa que esteja a fazer o que realmente é importante naquele momento.
O cérebro não foi desenhado para prestar atenção a várias coisas ao mesmo tempo, com a mesma intensidade. Tarefas que não exijam grande atenção, como caminhar, são compatíveis com outras mais complexas.
Já tarefas que exijam maiores níveis de atenção – como escrever um texto ou preparar uma apresentação – são mais difíceis de conciliar. E porquê? Porque o seu cérebro não consegue dividir a atenção por duas (ou mais) tarefas, sem que isso comprometa o resultado final.
Até pode conseguir fazê-lo, pontualmente, numa ou outra situação, mas um estado constante de multitasking, a longo prazo, irá sobrecarregar o seu cérebro, podendo – em casos extremos – ter graves consequências físicas e mentais.
(…) em vez de focar toda a sua atenção numa só tarefa, está a dividi-la em várias, com constantes mudanças, e isso faz com que perca informação pelo caminho. Além disso, vai trabalhar muito mais, para recuperar a informação perdida (…).
Consequências do multitasking
Estar em constante modo multitasking pode ser extenuante, pois exige um grande e constante esforço.
Quebra na produtividade, falta de foco, cansaço mental, desmotivação e dispersão mental são alguns dos efeitos de estar constantemente em modo multitarefa.
As vantagens de fazer uma coisa de cada vez
Fazer apenas uma coisa de cada vez, de uma forma focada e presente, vai reduzir os seus níveis de ansiedade e fazer com que o seu tempo seja muito mais produtivo.
Naturalmente, não vai conseguir estar sempre neste modo, mas tente fazê-lo sempre que conseguir. Que seja a exceção e não a regra.
Algumas vantagens de desempenhar uma tarefa de cada vez:
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Menor probabilidade de errar;
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Redução dos níveis de ansiedade;
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Aumento da sensação de satisfação, por conseguir começar e terminar algo;
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Melhor aproveitamento do tempo;
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Aumento da produtividade;
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Maior controlo da sua agenda.
7 dicas para ter mais foco
Numa realidade em que a atenção é um bem valioso, sendo constantemente disputada, conseguir manter o foco numa só tarefa pode não ser fácil. No entanto, é possível fazê-lo. Quanto mais treinar, mais fácil será. Deixamos-lhe algumas sugestões para desligar o modo multitasking:
1. Planeie
Faça um plano real e sustentável do seu dia / semana, para ganhar maior controlo do seu tempo e saber quanto tempo vai demorar com cada tarefa.
2. Defina blocos de tempo
Experimente a técnica Pomodoro, que consiste em dividir o seu tempo em blocos de 25 minutos, com um descanso de 5 minutos entre blocos. Pode sempre adaptar as durações, para aquilo que melhor funcionar para ti, desde que faça pausas. O mais importante é que funcione para si e lhe traga mais organização.
3. Desligue todos os estímulos externos
Quando estiver a desempenhar uma tarefa, não se deixe distrair por mais nada. Pelo menos, tente reduzir ao máximo todos os estímulos que possam atrapalhar a sua concentração.
4. Combine tarefas com exigências diferentes
Experimente combinar uma tarefa simples com uma complexa. Desta forma, o seu cérebro não será sobrecarregado e poderá otimizar o seu tempo. Por exemplo, ouvir um podcast enquanto faz uma caminhada.
5. Diga “não”
Por vezes, esta desorganização e modo multitasking tem a ver com não conseguirmos recusar tarefas. Então, vamos acumulando coisas para fazer, sem que seja claro aquilo que é ou não da nossa responsabilidade, bem como aquilo que é realmente importante e/ou urgente naquele momento.
6. Cuide de si
Voltamos sempre a este ponto, porque é o ponto de partida para tudo o resto. Durma, alimente-se bem, mexa-se, passe tempo com as suas pessoas, tenha tempo só para si. É este o combustível da sua vida e que vai promover mais saúde física e mental, mais produtividade, mais bem-estar e maior satisfação.
7. Pratique o Mindfulness
O Mindfulness, ou atenção plena, é um estado que se caracteriza por se ligar ao momento presente. Esta maior consciência no agora reduz a ansiedade e promove maiores níveis de foco. É um treino que tem inúmeras vantagens, não só na produtividade, como em várias áreas da sua vida.
Mais do que fazer muito, foque-se em fazer melhor, selecionando as suas prioridades e ganhando mais controlo da sua vida. Não adicione mais tarefas na agenda; adicione “checks”!