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Multitasking e Produtividade: são compatíveis?

Numa rotina tão exigente, conseguir fazer várias coisas ao mesmo tempo parece só ter vantagens, pois permite poupar tempo e produzir muito mais. No entanto, será que quem faz mais em menos tempo, fará melhor?

Multitasking é um termo bastante conhecido, que significa desempenhar várias tarefas ao mesmo tempo. Num dia a dia onde as exigências são mais que muitas, e em que parece que 24 horas não chegam para tudo, conseguir fazer várias coisas ao mesmo tempo é uma grande tentação.

É por esta razão que o multitasking é muitas vezes associado a ser mais produtivo e fazer mais coisas em menos tempo.

No mundo empresarial, esta característica é valorizada, pois associa-se a uma maior polivalência e capacidade de adaptação a vários cenários e funções. Por outro lado, este conceito começa também a ser associado à perda de produtividade.

Na verdade, olhando para este conceito um pouco mais a fundo, vai perceber que uma constante divisão da atenção em várias tarefas não só não é produtivo, como exige um grande esforço mental.

Ou seja, em vez de focar toda a sua atenção numa só tarefa, está a dividi-la em várias, com constantes mudanças, e isso faz com que perca informação pelo caminho. Além disso, vai trabalhar muito mais, para recuperar a informação perdida nesta constante mudança de chip.

Resultado? Cansaço, desmotivação, desconexão e perda de eficácia e produtividade.

O seu cérebro não é multitasking

 

O cérebro está constantemente a ser estimulado por diversas fontes. A sua atenção é um recurso muito importante e é disputada em permanência.

Esta constante estimulação e presença em várias frentes, dá-lhe uma sensação de estar a fazer várias coisas. Ainda assim, isso não significa que esteja a fazer o que realmente é importante naquele momento.

O cérebro não foi desenhado para prestar atenção a várias coisas ao mesmo tempo, com a mesma intensidade. Tarefas que não exijam grande atenção, como caminhar, são compatíveis com outras mais complexas.

Já tarefas que exijam maiores níveis de atenção – como escrever um texto ou preparar uma apresentação – são mais difíceis de conciliar. E porquê? Porque o seu cérebro não consegue dividir a atenção por duas (ou mais) tarefas, sem que isso comprometa o resultado final.

Até pode conseguir fazê-lo, pontualmente, numa ou outra situação, mas um estado constante de multitasking, a longo prazo, irá sobrecarregar o seu cérebro, podendo – em casos extremos – ter graves consequências físicas e mentais.

(…) em vez de focar toda a sua atenção numa só tarefa, está a dividi-la em várias, com constantes mudanças, e isso faz com que perca informação pelo caminho. Além disso, vai trabalhar muito mais, para recuperar a informação perdida (…).

Consequências do multitasking

Estar em constante modo multitasking pode ser extenuante, pois exige um grande e constante esforço.

Quebra na produtividade, falta de foco, cansaço mental, desmotivação e dispersão mental são alguns dos efeitos de estar constantemente em modo multitarefa.

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As vantagens de fazer uma coisa de cada vez

Fazer apenas uma coisa de cada vez, de uma forma focada e presente, vai reduzir os seus níveis de ansiedade e fazer com que o seu tempo seja muito mais produtivo.

Naturalmente, não vai conseguir estar sempre neste modo, mas tente fazê-lo sempre que conseguir. Que seja a exceção e não a regra.

Algumas vantagens de desempenhar uma tarefa de cada vez:

  • Menor probabilidade de errar;

  • Redução dos níveis de ansiedade;

  • Aumento da sensação de satisfação, por conseguir começar e terminar algo;

  • Melhor aproveitamento do tempo;

  • Aumento da produtividade;

  • Maior controlo da sua agenda.

7 dicas para ter mais foco

Numa realidade em que a atenção é um bem valioso, sendo constantemente disputada, conseguir manter o foco numa só tarefa pode não ser fácil. No entanto, é possível fazê-lo. Quanto mais treinar, mais fácil será. Deixamos-lhe algumas sugestões para desligar o modo multitasking:

1. Planeie

Faça um plano real e sustentável do seu dia / semana, para ganhar maior controlo do seu tempo e saber quanto tempo vai demorar com cada tarefa.

2. Defina blocos de tempo

Experimente a técnica Pomodoro, que consiste em dividir o seu tempo em blocos de 25 minutos, com um descanso de 5 minutos entre blocos. Pode sempre adaptar as durações, para aquilo que melhor funcionar para ti, desde que faça pausas. O mais importante é que funcione para si e lhe traga mais organização.

3. Desligue todos os estímulos externos

Quando estiver a desempenhar uma tarefa, não se deixe distrair por mais nada. Pelo menos, tente reduzir ao máximo todos os estímulos que possam atrapalhar a sua concentração.

4. Combine tarefas com exigências diferentes

Experimente combinar uma tarefa simples com uma complexa. Desta forma, o seu cérebro não será sobrecarregado e poderá otimizar o seu tempo. Por exemplo, ouvir um podcast enquanto faz uma caminhada.

5. Diga “não”

Por vezes, esta desorganização e modo multitasking tem a ver com não conseguirmos recusar tarefas. Então, vamos acumulando coisas para fazer, sem que seja claro aquilo que é ou não da nossa responsabilidade, bem como aquilo que é realmente importante e/ou urgente naquele momento.

6. Cuide de si

Voltamos sempre a este ponto, porque é o ponto de partida para tudo o resto. Durma, alimente-se bem, mexa-se, passe tempo com as suas pessoas, tenha tempo só para si. É este o combustível da sua vida e que vai promover mais saúde física e mental, mais produtividade, mais bem-estar e maior satisfação.

7. Pratique o Mindfulness

O Mindfulness, ou atenção plena, é um estado que se caracteriza por se ligar ao momento presente. Esta maior consciência no agora reduz a ansiedade e promove maiores níveis de foco. É um treino que tem inúmeras vantagens, não só na produtividade, como em várias áreas da sua vida.

Mais do que fazer muito, foque-se em fazer melhor, selecionando as suas prioridades e ganhando mais controlo da sua vida. Não adicione mais tarefas na agenda; adicione “checks”!

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